Ingrédients pour une stratégie de modernisation IT réussie à l’aide du BPM – Partie 3

Le changement est dur pour les collaborateurs. Mais pas seulement ! Il est dur pour tout le monde. C’est encore plus dur si des changements vous sont imposés sans votre accord ou sans en comprendre le pourquoi. C’est pourquoi les responsables devraient d’abord s'efforcer de montrer la valeur de ce changement. Le changement organisationnel peut résulter de la transformation numérique et les responsables du développement ainsi que les DSI ne seront pas en mesure d’effectuer ce changement technologique sans les personnes directement impactées. À l’échelle de l’entreprise, l’automatisation nécessitera la participation des employés, ce qui peut supposer un changement de l’ADN organisationnel.

Transformation numérique & modernisation IT

Les entreprises s'efforcent d'augmenter leur chiffre d'affaires en améliorant leurs processus et leurs outils de travail. Les technologies numériques ont ouvert la voie à de nouveaux modèles d'entreprise. Les entreprises qui ont été en mesure de gérer la vague numérique à un stade précoce ont vu leurs revenus augmenter. Les autres... vous n’en avez peut-être même pas entendu parler parce qu’elles ont disparu du marché.

Sur le plan technologique, il existe trois types de transformation :

• Numérisation : utiliser de nouveaux outils (ex. messageries virtuelles, archivage Cloud, BPMN (Business Process Model & Notation) pour continuer à opérer comme d’habitude
• Organisation du modèle d'affaires : examiner et ajuster les processus métier selon les attentes du marché (ex. production éthique, livraison d’aliments, flex-office) 
• Numérisation du modèle d'affaires : exploiter au mieux les opportunités offertes par les outils numériques afin d'optimiser les activités des processus métiers (ex. boutiques en ligne, centre de service clientèle en ligne)

À l’ère numérique, notre choix n'est plus limité entre l’achat d’un logiciel à maintenance élevée et le développement d’un logiciel sur-mesure coûteux. Vous pouvez bénéficier d’un logiciel à maintenance minime assurant une personnalisation selon les exigences de l’entreprise. Non seulement la technologie a évolué, mais le délai de commercialisation attendu a également changé.

Entrez dans la vague de l’automatisation des processus numériques grâce à Bonita, notre plateforme d’automatisation numérique open source BPM (Business Process Management - Gestion des processus métiers). Nombre d'entreprises ont approché Bonitasoft pour se faire aider afin d'entrer dans l'univers du numérique. Elles ont constaté des résultats en seulement quelques mois. Et vous ?

Pensez long terme et modernisez vos systèmes

Supposons que votre entreprise ait investi dans un logiciel coûteux qui fait le travail MAIS vous ne savez plus exactement ce qu’il fait. Le temps et les coûts de maintenance ne cessent d’augmenter, vous avez du mal à trouver des ressources humaines enclines à travailler sur la technologie, il est trop risqué d’apporter des modifications... la liste n'en finit pas ! Et si je vous disais que vous pouvez garder votre machine de guerre qui fait le travail tout en vous modernisant ?

Les fondateurs de Bonitasoft ont constaté ces difficultés il y a quelques années et conçu des logiciels capables de se connecter à ces logiciels  plateformes et applications propriétaires et personnalisés lourds afin que vous puissiez digitaliser votre entreprise. Vous envisagez à long terme de vous débarrasser de ces usines à gaz ? Inutile de repartir de zéro : une fois vos processus commerciaux numérisés avec Bonita, vous pourrez soit passer à une solution Bonita intégrale, soit simplement changer les connecteurs vers le nouveau logiciel de votre choix remplaçant votre machine obsolète.

Bonita : Connecter les personnes ET les systèmes

Quel est le rôle du BPM dans la résolution des problèmes d'entreprise ?

L’orchestration consiste à connecter différents systèmes qui ne communiquaient pas entre eux auparavant, via une intégration API par exemple. Grâce à l’utilisation du BPMN, vous tissez des liens entre les personnes, les processus, les systèmes d’information de l’entreprise et les machines, transformant les modèles graphiques en commandes exécutables.

Un projet DPA (Digital Process Automation - Automatisation des processus digitaux) applique l’automatisation via des de processus. En d'autres termes, nous intégrons les échanges de données dans le processus au fur et à mesure, entre les personnes ET entre les personnes, les logiciels et les machines.

Quels sont les avantages ?

Quels que soient les services impliqués, les processus à automatiser peuvent être modélisés graphiquement. L’intégration avec les systèmes hérités ou les services modernes est facilitée par les connecteurs nativement disponibles dans ce type de solution, notamment la connexion aux services REST et Java pour les appels API ainsi que la possibilité d’intégrer des connecteurs développés sur mesure.
Services de gestion des transactions, capacités de compensation, appels de service synchrones et asynchrones, etc. sont également natifs.

Pourquoi Bonita ?

• L'extensibilité est la plus grande force de Bonita selon les développeurs qui l’utilisent, en plus d'être open source, low code et facile d'utilisation ! Grâce à Bonita, les équipes techniques choisissent des outils graphiques, des points d’extension multiples, des structures low code et prêtes à l’emploi. Une bonne affaire, non ? :-) 
• Le fait de pouvoir choisir entre des plateformes sur site et cloud offre la flexibilité nécessaire pour connecter les outils et les bases de données existants de manière optimale pour votre entreprise.

Comment les systèmes "legacy", les nouvelles applications et les employés font-ils face au changement ?

« La modernisation IT implique la gestion d’une transition entre les systèmes existants et nouveaux et une attention portée à la gestion du changement et de la technologie. La modernisation IT par l’automatisation des processus modifie la méthodologie de travail au quotidien et ajoute une gouvernance et une traçabilité au travail qui faisaient jusque-là peut-être défaut. Et comme les gens sont humains, ils vont à la fois s’adapter aux systèmes et les changer. »

- Miguel Valdes Faura dans ToolboxTech

3 ingrédients pour une modernisation IT réussie

Les ingrédients clés d’une modernisation IT réussie sont les suivants :

• Une vision claire et partagée de l’entreprise accompagnée d'indicateurs de succès (KPIs). La direction sait et communique ce qu’elle souhaite accomplir et toutes les personnes impliquées dans les changements devraient comprendre l’objectif et les indicateurs clés de succès. 
• Une application des bonnes pratiques de gestion du changement en interne (employés) et en externe (le marché).
• Un choix minutieux des bons partenaires avec qui partager l’aventure !

Cela conclut ma série d’observations et de conseils sur la modernisation de votre IT : de quoi s’agit-il, quels outils peuvent vous aider à y parvenir, à quel coût et comment avancer sans effrayer vos équipes. 

Si vous deviez retenir 3 idées clés après lecture de cette série, les voici :

• La modernisation IT est une mise à niveau technologique offrant à vos équipes les bons outils pour les aider à développer leur activité.
• Pourquoi moderniser votre système IT ? Pour améliorer l'expérience de l’utilisateur final et réduire la frustration des employés inhérente aux technologies obsolètes.
• Le BPM, utilisé pour l'orchestration, peut être un outil essentiel afin de coordonner des systèmes multiples.
• Ne vous précipitez pas pour moderniser tout à la fois, prenez le temps d’inclure vos équipes afin qu’elles soient au cœur du changement.
• Vous n’êtes jamais bloqué avec Bonita ! (pour reboucler avec mon premier chapitre).

J’espère que cette série a clarifié les tenants et aboutissants d'un projet de modernisation IT. J'aimerais terminer par un conseil de Valentina Botnari, membre de l’équipe Produit chez Bonitasoft, qui m’a BEAUCOUP aidé sur l'écriture de ce dernier article :-)

« Il n'y a pas de formule magique pour passer au numérique, car c'est une décision stratégique. De mon point de vue, tant que vous gardez à l’esprit que votre système IT nécessite un investissement important en temps et en argent pour vous aider à augmenter le chiffre d'affaires de votre entreprise, le processus de modernisation IT est gagné d'avance. »

-  Valentina Botnari, Product Owner, Bonitasoft