Comment Icon Offshore a rationalisé son processus de facturation avec Bonita
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Hong-Kong
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En bref.
L'entreprise
Icone Offshore Berhad possède et exploite une flotte sophistiquée de navires de soutien offshore en Asie du Sud-Est. Ils fournissent des services de soutien logistique pour l'exploration et l'évaluation de la vie pétrolière et gazière en mer, le développement, l'exploitation et la maintenance des champs, ainsi que le déclassement. Ces services comprennent les études sismiques, le soutien aux opérations de forage, le remorquage, la manutention des ancres et l'amarrage des barges, le soutien à la construction, le soutien à la réparation et à la maintenance, la lutte contre les incendies et les interventions d'urgence, les installations d'hébergement pour le personnel et le transport du personnel, du carburant, des fluides de forage, du ciment, de l'eau et de l'approvisionnement des plateformes.
Cas d'utilisation
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Icone Offshore Berhad a transformé son processus de facturation avec Bonita, en automatisant des flux de travail de facturation complexes afin de réduire les erreurs, d'améliorer le suivi et d'accélérer les délais de traitement. En remplaçant les feuilles de calcul manuelles par un système rationalisé et standardisé intégré à son infrastructure informatique financière, l'entreprise a amélioré la précision, réduit le temps de traitement de cinq à trois jours et réduit ses besoins en main-d'œuvre de cinq à deux ETP. La nouvelle solution permet un suivi en temps réel, des approbations à distance et un traitement dématérialisé, garantissant ainsi efficacité et économies. Grâce au soutien à la mise en œuvre fourni par le partenaire de conseil Formates, Icone Offshore a réussi à améliorer son agilité opérationnelle, rendant la facturation plus rapide, plus fiable et plus évolutive.
Les objectifs de Icon Offshore Berhad
Rationalisez et accélérez le processus de collecte d'informations et de production des factures et réduisez les erreurs liées aux saisies manuelles et aux problèmes de transmission.
Suivez plus facilement l'état d'une facture en cours de traitement.
Utilisez des formulaires standardisés partout.
Intégrez l'application automatisée aux systèmes informatiques financiers actuels.
Les défis de Icon Offshore Berhad : automatiser les commandes complexes et les processus de gestion des produits
- Les factures impliquent de nombreuses sources différentes d'informations de facturation (par exemple, pour le temps et l'assistance de l'équipage, le carburant et les fournitures pour le navire).
- Les informations doivent être transmises à plusieurs entités avant qu'une facture complète puisse être produite.
- Les calculs complexes doivent être effectués correctement pour chaque client facturé.
Avantages réalisés
- Moins d'erreurs.
- La transmission intersociétés est plus précise.
- Les informations de facturation sont vérifiées dans le cadre du processus global, avant d'être transmises à la facture finale et les informations de facturation sont désormais saisies une seule fois.
- L'examen et l'approbation de la saisie des informations et de la facturation sont clairs.
- Les approbations peuvent désormais être effectuées de n'importe où car le processus est accessible à distance.
- Le procédé utilise désormais moins de papier, ce qui permet de réduire les coûts de matériel. L'utilisation du système a permis de normaliser la façon dont tout est géré.
- Ils peuvent suivre l'état d'une facture en temps réel, mais ils peuvent également revenir en arrière et vérifier comment la facture a été traitée sans avoir besoin d'explications détaillées de la part des individus (et de leurs systèmes de tableurs).
- Ce qui nécessitait auparavant 5 ETP n'en nécessite plus que 2 et ce qui prenait en moyenne 5 jours peut désormais être réalisé en 3 jours.
Bonita rationalise et accélère la facturation pour un soutien logistique complexe
«Le passage des feuilles de calcul Excel à un processus unique automatisé avec des formulaires standardisés permet à chaque entité de facturation de saisir les informations une seule fois, et les approbations n'ont pas besoin d'être signées sur les factures, car elles sont désormais approuvées en ligne.«
Syazlan Osman, responsable de l'informatique Icone Offshore
Formates - Partenaire consultant.
Formates est une société de gestion technologique qui s'appuie sur des produits et services informatiques de pointe pour alléger un éventail de charges de travail organisationnelles allant de la stratégie à la planification, à l'exécution, au suivi et à l'évaluation.
Il se consacre et s'engage à accroître la productivité et les performances des organisations en intégrant des portefeuilles d'aptitudes et de compétences managériales et en les combinant avec les différents outils et méthodologies de gestion afin d'améliorer la prestation de services organisationnels et sa réalisation stratégique.
Formates a apporté son expérience des implémentations de Bonita à Icone Offshore.
«Les utilisateurs finaux ont été impliqués dès le début, car ils ont contribué à définir le processus « tel quel ». Bonita a facilité la communication sur le processus car il a été développé de manière itérative. Lorsque tout le monde a été transféré vers la nouvelle application, ses avantages étaient évidents, car ils étaient déjà impliqués dans le développement et les tests d'acceptation.«
- Aziomar Omar, directeur de Formates
«Les délais de facturation se sont considérablement améliorés. Toutes les informations de facturation internes sont facilement complétées avant l'émission de la facture finale pour le client.«
Nasir Ismail, directeur financier
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