Étude de cas de l'Old Dominion University utilisant Bonita pour rationaliser son processus de demande de compte.

Les processus de demande de compte sont désormais 3 fois plus rapides grâce à Bonita.

Old Dominion University

Old Dominion University (ODU) est une université de recherche publique située à Norfolk, en Virginie, depuis plus de 80 ans, et est l'un des plus grands fournisseurs américains de cours d'enseignement à distance en ligne.

Il comprend plus de 24 000 étudiants et plus de 1 200 enseignants. L'Université Old Dominion propose 70 programmes de licence, 60 programmes de maîtrise et 36 programmes de doctorat et 2 diplômes de spécialiste en éducation. L'éminente érudition et l'enseignement innovant et engageant de l'ODU favorisent des programmes reconnus au niveau national. En outre, l'ODU est fière de fournir des recherches de pointe et des partenariats stratégiques avec le gouvernement, les entreprises, l'industrie, les organisations et les arts.

Exigences commerciales de l'ODU

Avec un si grand nombre d'étudiants, de membres du personnel et de professeurs, l'Old Dominion University gère une immense quantité de données et possède une structure organisationnelle matricielle complexe.

Le processus de demande de compte de l'ODU gère les données des utilisateurs provenant de différents systèmes de l'université. Les comptes incluent l'accès à des services simples tels que la messagerie, le réseau local, les comptes UNIX, les partages de fichiers et d'autres données sensibles. Les nouveaux professeurs ou membres du personnel, ainsi que les étudiants, demanderaient ces comptes par le biais d'un processus papier manuel.

L'objectif du projet était d'automatiser toutes ces demandes de compte afin de créer un système en ligne entièrement électronique qui éliminerait le besoin de traitement manuel sur papier. Une solution de gestion des processus métier était nécessaire pour rationaliser le processus de demande, d'approbation et de création de compte. Plus précisément, un système était nécessaire pour étendre le système de gestion des identités et la base de données de l'ODU.

Processus de demande et d'autorisation de compte ODU

Le système devait inclure un moteur de flux de travail pour rationaliser le processus de demande de compte.

Le processus proprement dit est simple. Une demande est lancée via le système de gestion d'identité local, le système d'identification et d'autorisation Monarch (MIDAS) et comprend une multitude de demandes différentes qui peuvent toutes être traitées avec un seul flux de travail.

Une fois le processus lancé, un contrôle d'éligibilité est effectué pour déterminer si l'utilisateur est réellement autorisé à demander certains types de comptes. S'il est éligible, la demande est enregistrée dans FootPrints, un outil de suivi des demandes et des rapports de problèmes. Bonita envoie ensuite la demande de compte aux approbateurs et à la création du compte.

Le flux de travail comporte cinq sous-processus différents qui gèrent toutes les tâches d'approbation et de création de compte. Un compte peut nécessiter l'approbation du superviseur, du directeur de l'unité budgétaire, du propriétaire des données, du propriétaire du système ou de toute combinaison des deux. Certaines demandes peuvent ne nécessiter que l'approbation du superviseur, tandis que d'autres nécessitent l'approbation des données et/ou du propriétaire du système. La chaîne d'approbation comprend également un système de délégation au cas où un approbateur ne serait pas disponible pour effectuer la tâche dans un certain laps de temps.

La délégation est gérée individuellement, c'est-à-dire que chaque approbateur peut définir plusieurs délégués et leur attribuer des heures de délégation différentes, si nécessaire. La tâche de chaque approbateur peut inclure une liste de comptes pour l'utilisateur qui a besoin d'approbation, et ces comptes peuvent être approuvés ou désapprouvés.

Ce n'est qu'après approbation que la liste des demandes est envoyée à la création du compte. Il peut s'agir d'une sous-liste des comptes initialement demandés. Chaque tâche est également enregistrée dans FootPrints à des fins d'enregistrement et pour que l'utilisateur puisse suivre la progression de la création du compte. Outre le processus de demande, un processus distinct envoie des rappels tous les matins à tous les utilisateurs qui ont une tâche en cours dans leur boîte de réception.

Le choix de Bonita

Pour choisir une solution BPM, l'Old Dominion University a évalué Apache Activiti, JBPM et Bonita.

La connectivité à d'autres systèmes et une assistance facilement accessible étant les principaux critères de sélection d'un outil BPM, ODU a finalement choisi Bonita pour répondre à son besoin d'une solution de gestion des processus métier flexible à connecter à ses systèmes ERP et de gestion des identités.

La connectivité à d'autres systèmes a été un critère clé dans la recherche d'un outil BPM par l'ODU. Bien qu'ils utilisaient les fonctionnalités de flux de travail de leur système ERP, la plupart des données relatives aux demandes de comptes ne se trouvaient pas dans leur ERP. Un outil était donc nécessaire pour connecter le flux de processus, les données et la gestion des identités.

Ils ont pu connecter leur propre interface frontale à leur système de gestion des identités développé en interne, qui est intégré à Bonita via une interface REST. Il s'est également connecté facilement à leur base de données ERP principale, Banner ERP System.

ODU a commencé son projet d'automatisation du BPM avec la version Open Source de Bonita, mais a décidé de passer à la version Subscription Pack de Bonita en juin 2012 afin de bénéficier du support professionnel groupé pour ses applications critiques et sa formation.

L'équipe de développement du middleware d'ODU a également bénéficié de plusieurs heures de mentorat des services professionnels et continue de profiter de l'assistance en ligne 24 heures sur 24 en cas de problèmes avec le système.

Principaux résultats

Avant le déploiement de sa solution BPM, le processus de demande de compte de l'Old Dominion University était effectué sur papier et sur différents systèmes déconnectés. Après le déploiement des processus automatisés, l'Université a constaté une augmentation significative de la vitesse de traitement des demandes de compte (trois fois plus rapide).

Environ 15 % des demandes de compte quotidiennes de l'ODU sont traitées en ligne, et ce pourcentage ne cesse de croître. L'école a réduit son délai de traitement de trois jours à un jour pour les demandes traitées en ligne.

Outre le processus de demande de compte, ODU a automatisé son processus d'audit, qui est désormais beaucoup plus fluide. Plus de 300 000 « droits » d'audit sont stockés dans leur ERP, auxquels leurs processus BPM sont actuellement connectés et sur lesquels ils peuvent prendre des décisions.

Bonita est également utilisée dans l'un des processus de réinitialisation du mot de passe et ODU installera prochainement un nouveau processus pour gérer les résiliations de compte. Compte tenu de son expérience positive avec Bonita, l'université Old Dominion prévoit d'étendre l'utilisation de cette solution BPM à d'autres domaines et à d'autres fins.

Natalie Metzger et Todd Dergenski de l'Old Dominion University expliquent comment ils ont géré un très grand nombre d'étudiants et de membres du personnel et donc un grand volume de données avec une organisation matricielle complexe. Leur projet de transformation numérique les a conduits à automatiser complètement les demandes de compte pour améliorer le service et l'expérience utilisateur.

Simplifier le processus de demande de compte avec Bonita

«La rationalisation de notre processus de demande de compte signifie que nous sommes moins dépendants du travail manuel sur papier. Nous avons atteint notre objectif de disposer d'un processus électronique de demande de compte en ligne. »«

Nathalie Metzger, développeuse d'intergiciels, Old Dominion University

Le projet Bonita de l'Old Dominion University dans la presse

Old Dominion University rationalise la gestion des identités grâce à l'automatisation des processus métier sur Campus technology.com En savoir plus >

«Nous avons finalement choisi Bonitasoft principalement parce qu'il possédait une interface REST fonctionnelle, (...) donc la relative facilité de conception nous a vraiment incités à choisir Bonita au final.«

Nathalie Metzger, développeuse d'intergiciels, Old Dominion University