En mettant l'accent sur les étudiants en tant que clients aux attentes élevées, UQ a numérisé plus de 40 processus métier en 12 mois afin d'offrir une meilleure expérience utilisateur globale en tirant parti de systèmes existants vieux de 15 à 20 ans

En mettant l'accent sur les étudiants en tant que clients aux attentes élevées, UQ a numérisé plus de 40 processus métier en 12 mois afin d'offrir une meilleure expérience utilisateur globale en tirant parti de systèmes existants vieux de 15 à 20 ans.

Université du Queensland

L'Université du Queensland (UQ) est l'une des principales institutions de recherche et d'enseignement d'Australie. En 2017, l'université comptait plus de 52 000 étudiants, dont 15 400 étudiants internationaux de 141 pays. L'UQ découvre et met en œuvre en permanence des approches innovantes pour favoriser la persévérance scolaire et l'employabilité. L'Université travaille à la réalisation de ses objectifs stratégiques et les atteint en développant des moyens de faire participer les étudiants et en proposant des inductions aux meilleures pratiques et des expériences étudiantes.

À propos de la mise en œuvre de Bonita

L'étudiant moderne est doué pour le numérique et a des attentes très élevées quant à l'expérience et à la personnalisation proposées par son université. Soutenir différents profils d'étudiants par le biais de divers canaux est un problème très complexe à résoudre pour les universités, en particulier à l'UQ, où le paysage technologique est vaste et complexe avec des systèmes de base tels que la gestion des étudiants, les ressources humaines, la gestion financière et la gestion de l'apprentissage datant de 15 à 20 ans.

Objectifs

L'université du Queensland avait besoin de :

• fournir une expérience étudiante de classe mondiale soutenue par l'automatisation des processus métier internes
• numériser et automatiser les processus internes qui soutiennent le parcours des étudiants
• tirer parti de leurs systèmes existants

Défi

Intégration de systèmes de base tels que la gestion des étudiants, les ressources humaines, la gestion financière et la gestion de l'apprentissage datant de 15 à 20 ans

Résultats

L'automatisation des processus métier a considérablement amélioré l'expérience utilisateur des étudiants, du personnel et des anciens élèves de l'UQ. Les étudiants peuvent soumettre et suivre les demandes en temps réel depuis leur site Web ou leur appareil mobile et le temps nécessaire au traitement des demandes par le personnel a été considérablement réduit. UQ bénéficie également de réductions de coûts grâce à l'amélioration de la précision et de la rapidité des données, à la réduction des efforts de développement de l'intégration et à la minimisation du papier

Avantages réalisés

• Recherche : amélioration de 94 % du délai moyen de traitement des demandes de recherche relatives à des diplômes supérieurs et économie estimée à 12 000 heures de personnel par an, soit une augmentation de 67 % de l'efficacité, soit environ 7 ETP de charge de travail.
• Administration des étudiants : les demandes des étudiants sont soumises en ligne et traitées en ligne par le personnel de l'UQ et/ou via un flux de travail automatisé.
• Ressources humaines : processus automatisés à volume élevé, y compris les renouvellements de durée déterminée et les demandes de modalités de travail flexibles.
• Finances : processus automatisés à volume élevé, y compris l'accès aux systèmes financiers, les demandes de modification financière des projets et la répartition des recettes liées aux contrats et aux subventions.

Améliorer l'expérience et les services aux étudiants grâce à la numérisation des processus métier.

La transformation numérique à l'université du Queensland

« Il est très important pour nous de considérer les étudiants comme des clients... Ils ont de grandes attentes quant à ce qu'ils attendent des services et ils ne s'attendent pas à avoir à utiliser différents systèmes pour accéder à différents types de demandes de service. »

Richard Rerrie, responsable informatique senior, Université du Queensland - Développement et support des applications

Parcours intelligents

Intelligent Pathways est spécialisée dans les technologies d'intégration et de middleware. Ils conçoivent et développent des plateformes et des applications d'intégration qui améliorent numériquement l'expérience client et les processus métier. Il s'agit d'une entreprise basée en Australie qui compte plus de 65 professionnels. En tant que moyenne entreprise, leur taille leur permet de servir leurs clients de manière agile et réactive tout en disposant d'une structure de soutien organisationnelle qui garantit des résultats robustes et de qualité.

Entretien avec Intelligent Pathways

Simon Mc Cabe et Nirdesh Gupta d'Intelligent Pathways parlent de leur partenariat avec Bonitasoft et de la plateforme Bonita

« Nous voulions travailler avec un partenaire capable de partager et d'appliquer l'expérience acquise en fournissant de nombreuses solutions différentes dans de nombreux secteurs, mais qui était également disposé à grandir et à apprendre avec nous. C'est ce que nous avons découvert dans Intelligent Pathways. »

Richard Rerrie, responsable informatique senior, Université du Queensland - Développement et support des applications