La SEGEF améliore sa communication interne en structurant ses flux commerciaux avec Bonita

SEGEF améliore la communication interne en structurant ses flux commerciaux avec Bonita.

Groupe SEGEF

SEGEF est un groupe de distribution situé en France. Cette entreprise de 350 employés regroupe les marques Intersport et Midica et génère plus de 50 millions d'euros de chiffre d'affaires par an.

SEGEF possède 6 magasins d'articles de sport Intersport à Toulouse, dans le Tarn et dans le Lot et son premier magasin d'articles ménagers Midica à Toulouse.

Outre ses 7 magasins, SEGEF possède un siège social près de Toulouse où sont gérées ses fonctions supports telles que les ressources humaines, le marketing, les achats, la comptabilité et l'informatique.

Difficultés

Plusieurs problèmes liés à l'absence de structuration de certains flux constituent depuis longtemps un problème au sein du SEGEF.

Tout d'abord, le processus de mise à jour des prix dans les rayons du magasin Midica nécessitait une attention particulière, en raison d'un manque de communication entre le service commercial du magasin situé dans le centre de Toulouse et le siège administratif situé en dehors de la ville. La mise en place d'un flux structuré et automatisé était nécessaire pour transmettre les informations entre le service commercial chargé de référencer les produits auprès des fournisseurs et la direction administrative chargée de les intégrer dans la base de données ERP. Il y a environ 100 000 articles à saisir ou à mettre à jour par an.

De plus, la gestion de l'arrivée de nouveaux collaborateurs au sein de l'ensemble du groupe était un autre domaine que le département des ressources humaines souhaitait améliorer. Ils n'étaient informés qu'après l'arrivée de nouveaux employés, ce qui se traduisait souvent par une mauvaise intégration de la nouvelle personne, des difficultés à traiter leurs dossiers, à commander du matériel, à attribuer des adresses électroniques et à créer des comptes e-mail et intranet, etc.

Structurer et organiser les flux pour une meilleure gestion

Le groupe de distribution SEGEF (Intersport, Midica) a choisi de déployer la solution Bonita dans son système d'information afin d'optimiser la mise à jour des prix des produits et de gérer plus efficacement son personnel.

Les problèmes RH ont d'abord incité SEGEF à mettre en place une solution Bonita. Puis, après le développement simplifié des applications et les tests pour la gestion des achats informatiques, le premier grand projet a été mis en œuvre : la mise à jour des prix des produits. Avant le déploiement de Bonita, la communication sur les prix se faisait par e-mail et la saisie des données se faisait manuellement dans des fichiers Excel.

Afin d'optimiser la procédure et d'éviter les erreurs de saisie de données, les opérations ont été dessinées puis modélisées sous forme de processus dans Bonita. Aujourd'hui, l'obtention des prix auprès des fournisseurs par e-mail est automatisée, tout comme la récupération des informations dans l'ERP et la récupération des articles dans la base de données. Mais surtout, toutes les étapes nécessaires à la réalisation d'une tâche sont désormais centralisées sur la même interface, de sorte que les utilisateurs n'ont plus à basculer entre l'ERP, le courrier électronique et Excel.

De plus, les tableaux de bord permettent aux responsables de suivre facilement l'avancement des travaux et de proposer des améliorations aux processus.

Le service RH de la SEGEF souhaitait optimiser la gestion des ressources humaines en mettant en place des dossiers des employés dématérialisés, afin d'assurer un suivi efficace tout au long de leur contrat avec l'entreprise. Le service informatique a mis en œuvre la solution Bonita pour gérer l'ensemble du processus dès l'arrivée d'un nouvel employé dans l'entreprise. Désormais, le service des ressources humaines et les employés remplissent des formulaires en ligne gérés par Bonita qui mettent automatiquement à jour la base de données ERP. Le service informatique est immédiatement informé de l'arrivée d'un nouvel employé.

Des processus rationalisés et des informations plus fiables

Aujourd'hui, la communication entre les différentes équipes et les différents sites est devenue plus fluide et le traitement des données est plus rapide.

Le nombre de litiges a été réduit car les informations sur les prix sont intégrées à temps, respectant ainsi les accords avec les fournisseurs. La chaîne de traitement a également été facilitée, les factures ne étant plus bloquées.

L'un des avantages les plus importants réside également dans la traçabilité des informations, tous les échanges étant désormais stockés dans les bases de données de l'entreprise. En cas de litige avec un fournisseur, les équipes ont facilement accès aux informations, qu'il s'agisse des échanges d'e-mails, des dates d'intégration des prix ou du traitement des informations dans Bonita ou dans l'ERP.

De plus, grâce aux tableaux de bord avancés, différentes actions peuvent désormais être mesurées avec précision, avec une visibilité accrue des progrès. Les employés ont rapidement constaté le gain de temps et l'amélioration de la qualité du travail effectué. L'entreprise a ainsi acquis une réelle maturité de son flux de processus, avec une nouvelle automatisation, générant une amélioration globale de son organisation.