SEGEF mejora la comunicación interna al estructurar sus flujos de negocios con Bonita

SEGEF mejora la comunicación interna al estructurar sus flujos comerciales con Bonita.

Grupo SEGEF

SEGEF es un grupo de distribución ubicado en Francia. Esta empresa de 350 empleados comprende las marcas Intersport y Midica y genera más de 50 millones de euros en ventas al año.

SEGEF tiene 6 tiendas de artículos deportivos Intersport en Toulouse, Tarn y Lot y su primera tienda de artículos para el hogar Midica en Toulouse.

Además de sus 7 tiendas, SEGEF tiene una oficina central cerca de Toulouse, donde se gestionan sus funciones de soporte, como RRHH, marketing, compras, contabilidad e informática.

Desafíos

Varias cuestiones relacionadas con la falta de estructuración de ciertos flujos han sido un problema dentro de la SEGEF desde hace mucho tiempo.

En primer lugar, el proceso de actualización de precios en las estanterías de la tienda Midica necesitaba atención, debido a la falta de comunicación entre el departamento de ventas de la tienda ubicada en el centro de Toulouse y la sede administrativa ubicada fuera de la ciudad. Era necesario implementar un flujo estructurado y automatizado para transmitir la información entre el departamento de ventas responsable de referenciar los productos a los proveedores y la dirección administrativa responsable de integrarlos en la base de datos del ERP. Cada año hay que introducir o actualizar alrededor de 100 000 artículos.

Además, la gestión de la llegada de nuevo personal dentro de todo el grupo era otra área que el departamento de Recursos Humanos quería mejorar. Solo se les informaba cuando llegaban nuevos empleados, lo que a menudo resultaba en una mala integración de la nueva persona, dificultades para procesar sus archivos, demoras a la hora de pedir los materiales, asignar direcciones de correo electrónico y crear cuentas de correo electrónico e intranet, etc.

Estructurar y organizar los flujos para una mejor gestión

El grupo de distribución SEGEF (Intersport, Midica) ha optado por implementar la solución Bonita en su sistema de información para optimizar la actualización de los precios de los productos y gestionar su personal de manera más eficiente.

Los problemas de recursos humanos llevaron primero a SEGEF a implementar una solución Bonita. Luego, tras el desarrollo simplificado de las aplicaciones y las pruebas para la gestión de compras de TI, se implementó el primer gran proyecto: actualizar los precios de los productos. Antes de la implementación de Bonita, la comunicación sobre los precios se realizaba por correo electrónico y la entrada de datos se realizaba manualmente en archivos de Excel.

Para optimizar el procedimiento y evitar errores en la entrada de datos, las operaciones se dibujaron y luego se modelaron como procesos en Bonita. En la actualidad, la obtención de los precios de los proveedores por correo electrónico se ha automatizado, al igual que la recuperación de la información en el ERP y la recuperación de los artículos de la base de datos. Pero lo mejor de todo es que todos los pasos necesarios para completar una tarea ahora están centralizados en la misma interfaz, por lo que los usuarios ya no tienen que cambiar entre el ERP, el correo electrónico y Excel.

Además, los paneles permiten a los gerentes seguir fácilmente el progreso del trabajo y proponer mejoras a los procesos.

El departamento de recursos humanos de SEGEF quería optimizar la gestión de los recursos humanos mediante la implementación de archivos de empleados sin papel, para garantizar un seguimiento efectivo durante todo su contrato con la empresa. El departamento de TI implementó la solución Bonita para gestionar todo el proceso desde la llegada de un nuevo empleado a la empresa. Ahora, el departamento de recursos humanos y los empleados rellenan formularios en línea gestionados por Bonita que actualizan automáticamente la base de datos del ERP. El departamento de TI es informado inmediatamente de la llegada de un nuevo empleado.

Procesos simplificados e información más confiable

Hoy en día, la comunicación entre los diferentes equipos y sitios se ha vuelto más fluida y el procesamiento de datos es más rápido.

El número de litigios se ha reducido porque la información de precios se integra a tiempo, respetando así los acuerdos con los proveedores. La cadena de procesamiento también se ha suavizado, ya que las facturas ya no están bloqueadas.

Uno de los beneficios más importantes también reside en la trazabilidad de la información, ya que todos los intercambios ahora se almacenan en las bases de datos de la empresa. En caso de que surja un conflicto con un proveedor, los equipos pueden acceder fácilmente a la información, ya sea mediante el intercambio de correos electrónicos, las fechas de integración de precios o el procesamiento de la información en Bonita o en el ERP.

Además, gracias a los paneles avanzados, ahora se pueden medir con precisión diferentes acciones, con una mayor visibilidad del progreso. Los empleados vieron rápidamente el tiempo ahorrado y el aumento de la calidad del trabajo realizado. De este modo, la empresa ha adquirido una verdadera madurez de su flujo de procesos, con una nueva automatización, lo que ha generado una mejora general de su organización.