Cómo Iberostar optimizó sus flujos de trabajo con Bonita: Un caso de éxito en automatización de procesos

En un mundo empresarial cada vez más orientado hacia la eficiencia y la sostenibilidad, la multinacional española Iberostar ha dado un paso adelante en la optimización de sus flujos de trabajo gracias a la solución de gestión de procesos de negocio (BPM) de Bonitasoft. Este caso de éxito demuestra cómo una empresa líder en el sector turístico y hotelero puede mejorar su proceso de facturación, promover la autogestión y reducir la dependencia de TI, todo mientras refuerza su compromiso con el desarrollo sostenible.

El desafío de Iberostar: eficiencia y sostenibilidad

Iberostar se enfrentaba a un desafío común en muchas empresas: la gestión de facturas y la aprobación de procedimientos. Detectaron un riesgo en el retraso en el pago de facturas y la diversidad de procedimientos manuales de aprobación. Para abordar este problema, la empresa tenía cuatro objetivos claros:

• Repositorio centralizado: Disponer de un repositorio único y centralizado de recepción de facturas de acreedores.
• Automatización: Agilizar y automatizar los procesos de gestión y reducir el tiempo de vida de la factura.
• Sostenibilidad: Fortalecer el enfoque "sin papel" y promover la transparencia.
• Autogestión: Disminuir el impacto y la dependencia del departamento de TI.

Para lograr estos objetivos, Iberostar necesitaba un modelo unificado de desarrollo de flujos de aprobación, y encontró la respuesta en Bonitasoft.

La elección de Bonitasoft: Un proveedor confiable en BPM

Iberostar llevó a cabo un exhaustivo análisis del mercado de Software de BPMN y eligió la solución de Bonitasoft para modelar y automatizar sus procesos. Miquel Ollers, director de Internal Solutions de Iberostar Group, señaló: "Hicimos un benchmarking con varias herramientas y ganó Bonitasoft, suponiendo la incorporación de un modelo de BPM en la empresa".

La relación entre Iberostar y Bonitasoft se ha fortalecido con el tiempo, comenzando en 2014 con la implementación de la primera solución de WorkFlow. Desde entonces, han ampliado su uso en una variedad de aplicaciones departamentales, lo que demuestra la versatilidad y eficacia de la plataforma.

Implementación exitosa de Bonita

La solución Gestión Facturas Acreedores 3.0 (GFA 3.0) desarrollada gracias a la plataforma de BPM Bonita permite llevar a cabo diferentes operaciones:

• Carga de facturas: Los acreedores pueden cargar las facturas a través de diversas vías, incluyendo una plataforma de facturación electrónica, correo electrónico o el Portal del Proveedor de Iberostar. Esto ha permitido una recepción rápida y eficiente de las facturas.
• Transformación y asignación: Los procesos automatizados transforman las facturas en formato XML y las almacenan en la base de datos de GFA. Luego, se asignan a casos específicos en Bonita según reglas de asignación definidas.
• Gestión y aprobación: Una vez aprobadas las facturas, se contabilizan en SAP, lo que cierra el caso en Bonita y crea un caso histórico.

Bonita orquesta todo el flujo de aprobación de las facturas, proporcionando estados, permisos y acciones necesarias en cada etapa del procedimiento. La plataforma se integra perfectamente con otras herramientas y ofrece una visión homogénea de los procesos, reduciendo pasos y mejorando la eficiencia general.

Beneficios tangibles de la plataforma Bonita

Gracias a la implementación de Bonita, Iberostar ha logrado resultados significativos:

• Reforzamiento del compromiso con la sostenibilidad, reduciendo el consumo de papel y recursos.
• Reducción del 80% en la dependencia del departamento de TI en la configuración de procesos a nivel de usuario.
• Maximización de la eficiencia en procesos poco productivos.

“Bonita te aporta una visión homogénea de los procesos, con el modelado consigues reducir pasos, que redunda en un beneficio general de los procesos. Bonita tiene como principales puntos positivos el permitir una entrada gradual en el producto, ser muy modular (puedes utilizar Bonitasoft, por ejemplo, como herramienta de modelado, de estudio de diagramación, el back que te provee con su motor de reglas… vas avanzando en distintos niveles. Además, disponer de una herramienta open-source supone la ventaja de poder experimentar y saber en qué punto estás"

- Miquel Ollers, Internal Solutions Director, Iberostar Group

En resumen, la colaboración entre Iberostar y Bonitasoft es un ejemplo destacado de cómo una empresa líder puede transformar sus flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y promover la sostenibilidad mediante la automatización de procesos. Para CIO, directores de TI y líderes de aplicaciones en  grandes empresas, este caso de éxito ofrece valiosas lecciones sobre la importancia de la BPM en la era empresarial actual.

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