Modernización de las TI: 4 pasos para conseguirlo - Parte 2

El equipo responsable de los proyectos de modernización de las TI tiene que hacer frente tanto a cuestiones empresariales como, por supuesto, a cuestiones técnicas. Poner sus sistemas legacy en una sola pieza y dar forma al futuro entorno de las TI de su empresa, dependerán en gran medida de sus elecciones en términos de las tecnologías que le ayuden a construir un ecosistema seguro, fiable y duradero.

¡En sus marcas, listos, ya!

Ahora que se ha definido la modernización de las TI y ha visto las ventajas de la modernización de sus sistemas:

• reducir sus costes
• incrementar la comodidad de sus empleados, y
• incrementar la satisfacción de sus usuarios

Es hora de preguntarse: ¿Por dónde y cómo empezar?  Si te haces esta pregunta, estás en el lugar adecuado. Con los años de experiencia de Bonitasoft ayudando a nuestros clientes a modernizarse, hemos elaborado esta guía de cuatro pasos para mejorar los sistemas legacy y acelerar la transformación digital empresarial.

Paso 1: definir el proyecto con objetivos claros y cuantificables

First, define the project clearly: What is the objective? When it is clear and measurable, it’s possible to determine if it was successful.

The project goal must be reachable, not too easy but not too ambitious.

En primer lugar, define el proyecto con claridad: ¿Cuál es el objetivo? Cuando es claro y cuantificable, se puede determinar si ha tenido éxito. El objetivo del proyecto debe de ser alcanzable, no demasiado fácil, pero tampoco demasiado ambicioso.

Define un cronograma para el proyecto con hitos clave. Estas son algunas herramientas fáciles de usar y algunas son gratuitas: Trello, Asana, Jira.

También es importante no pensar en soluciones de inmediato, sino considerar primero lo que existe actualmente, lo que se ha probado en el pasado y lo que podría hacerse en esos contextos. Para un proyecto de modernización de las TI, puedes empezar por enumerar todas las herramientas de la empresa, sus costes recurrentes y cuántos usuarios tiene cada una. Te recomiendo que preguntes directamente a los usuarios con una breve encuesta sobre las herramientas que utilizan, la frecuencia con la que las utilizan y su grado de satisfacción. Esto te dará una visión general de la empresa en términos de ecosistema de las TI y un punto de partida para ordenar y priorizar.

Paso 2: forma un equipo y prepárate para la gestión del cambio

Un paso crítico en la modernización de las TI es seleccionar al equipo que llevará a cabo el proyecto. Normalmente, el equipo de TI dirige este tipo de proyectos, ya que son expertos en los aspectos técnicos de las herramientas que se utilizarán. Cuestión importante durante los siguientes pasos, el proceso de selección de la tecnología. Por supuesto, también serán ellos los que usen las herramientas, pero eso no significa que tengan que llevar a cabo todo el proyecto solos.

Tampocco los líderes de desarrollo y los directores de sistemas informáticos pueden hacer frente a este reto tecnológico solos. La automatización a escala empresarial requerirá que todos los empleados participen, lo que puede requerir cambiar el ADN de la organización.

Peter F Gallagher, líder de opinión mundial n.º 1 en gestión del cambio de 2021 y 2020, según la clasificación de Thinkers360, señaló:

Para que la adopción del cambio tenga éxito, apoye a los empleados a través de la transición del cambio proporcionando concienciación, comprensión, participación, aprendizaje y motivación para lograr un cambio sostenible y la consecucción de beneficios. La adopción del cambio organizativo debe ser más fácil que mantener las antiguas costumbres.

Si buscas asesoramiento útil y metodologías eficientes que adopten los líderes mundiales, Peter ha escrito libros útiles (en inglés) sobre la gestión del cambio. También puedes encontrar consejos en su sitio web.

El cambio debe provenir de la dirección, pero no se puede imponer sin explicaciones. La gente estará dispuesta a adoptarlo si se da una prueba de su valor.

Como apunté en el artículo anterior, «la gente se resiste al cambio». Por eso es clave elegir el «proyecto» piloto (o «evento Kaizen», como lo llama la metodología Lean. Esta primera implementación aportará un valor visible a las personas que lo utilicen, y no sólo a la empresa. Un primer proyecto de modernización de las TI bien elegido ayudará a que las personas se incorporen a todo el proyecto y acepten el cambio de forma natural.

Más del 90 % de los CEO cree que sus empresas cambiarán más en los próximos cinco años que lo que lo han hecho en los últimos cinco. Tener una plantilla preparada y capaz de aprovechar ese cambio marcará la diferencia entre éxito y fracaso.

- Harvard Business Review

Paso 3: seleccione la tecnología adecuada

Cuando hablamos de modernización de las TI, a menudo nos topamos también con el término «transformación digital». Se utilizan en conversaciones similares, pero no necesariamente abordan los mismos problemas. Dediquemos un momento a conectar estos dos términos y mencionar tres conceptos complementarios que les vienen al pelo: sin papel, inteligencia artificial (IA) y automatización.

Analicemos primero algunas definiciones :-)

Soluciones digitales sin papel: Gestión de contenido empresarial

«Sin papel» describe la sustitución de documentos en papel y otros procesos empresariales basados en materiales (contabilidad, cadena de suministro y gestión de compras, recursos humanos, etc.) por procesos digitales y electrónicos (sin papel), mediante el uso de herramientas digitales. Por ejemplo, las soluciones de ECM (gestión de contenido empresarial)  generalmente proporcionan un almacén seguro para los documentos digitales. Conocida comúnmente como una herramienta de «gestión de documentos», ECM ha evolucionado en los últimos años hasta convertirse en una de las partes más importantes de la estrategia de contenido de muchas empresas.

Al principio, las organizaciones utilizaban ECM exclusivamente para reducir el papel y agilizar la tramitación. Pero su función se ha hecho más importante, mucho más importante.

- Confluence de Atlassian

Ahora pasemos a las tecnologías de IA más atractivas antes de abordar la automatización.

Soluciones de Inteligencia Artificial: RPA

La inteligencia artificial (IA), a diferencia de la inteligencia humana, generalmente se refiere a la simulación de esta última mediante software. Últimamente oímos hablar mucho sobre la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar tareas repetitivas basadas en normas sin intervención humana, utilizando en su lugar la IA o el aprendizaje automático.

Soluciones comoe UiPath o Automation Anywhere pueden conectarse a las aplicaciones de procesos empresariales y jugar con los datos que recopilan para analizar, interactuar con otros sistemas o interrogar a procesos, por ejemplo, para proporcionar una respuesta a un visitante utilizando un chatbot.

Soluciones de automatización: ESB, MDM, BPM, DPA

La automatización impulsa los procesos o los sistemas para que puedan funcionar sin intervención humana, o con una intervención humana específicamente seleccionada, basada en normas claramente definidas. Este campo de especialización está repleto de acrónimos que merece la pena conocer. ¿Listo?

• Enterprise Service Bus (ESB) o bus de servicio empresarial, ofrece un conjunto de normas y principios para integrar numerosas aplicaciones a través de una infraestructura similar a la de un bus. ¿Cómo funciona? Integra diferentes aplicaciones colocando una capa de comunicación entre ellas y luego permite que cada aplicación hable con la capa en lugar de directamente entre sí. La ventaja de los productos ESB (como IBM, Oracle, JBoss) es el desacoplamiento de cada sistema, por lo que no hay dependencias. Es posible que desees usar un ESB para aumentar la agilidad ofreciendo un sistema donde se pueden ir añadiendo aplicaciones como si fueran módulos tanto para escalar las capacidades, como también para aprovechar las herramientas existentes y exponerlas a nuevas aplicaciones.

• Master Data Management (MDM) o gestión de datos maestros, es un método integral que permite a una empresa vincular todos sus datos críticos a un punto de referencia común. Esto ayuda a garantizar que los datos sean fiables, seguros, sin errores y de buena calidad. Una MDM, como Informatica, centraliza los datos en un único archivo maestro para simplificar la organización de la empresa. Este método facilita y protege el intercambio de datos. Cuanto más compleja sea la organización, más valor aportará MDM.

• Business Process Management (BPM) o gestión de procesos empresariales, respalda el ciclo completo de proceso y decisión: análisis, diseño, implementación, ejecución, supervisión, optimización y mantenimiento. Las soluciones BPM (como nosotros, Bonitasoft, o Camunda, Bizagi, Appian, etc.) sirven para crear y dar soporte a aplicaciones de nivel empresarial que conectan interfaces de usuario y procesos empresariales para mejorar la experiencia del usuario.
  • Gestión de procesos y aplicaciones orientados al cliente
  • Apoyo a la ejecución de procesos empresariales estructurados, no estructurados y adaptativos
  • Coordinación del trabajo entre personas, sistemas y procesos
  • Transformación de procesos empresariales y automatización de nuevos procesos empresariales
  • Creación de experiencias de cliente de extremo a extremo que conectan interfaces de usuario y procesos
  • Integración con sistemas existentes a través de API y conectores personalizados

• Digital Process Automation (DPA) o automatización de procesos digitales, puede considerarse una evolución de BPM, ya que las soluciones DPA automatizan los procesos de extremo a extremo (y las plataformas DPA las proporcionan los mismos proveedores que se indican en el apartado BPM anterior).

RPA suena genial, pero DPA suena increíble. ¿No pueden funcionar juntas?

Paso 4: amplía la usabilidad y modernice la infraestructura de las TI de forma inteligente con DPA

Workflow, BPM y ahora DPA: en esencia describen muy bien lo mismo pero con un nuevo nombre más atractivo :-). Digital Process Automation (DPA) sigue ocupando el lugar central de la transformación digital, pero es mejor cuando se combina con... ¡IA!

Cuando BPM se une a RPA

BPM y RPA son complementarios. Mientras que RPA te permite usar bots para manejar tareas repetitivas y mundanas o escalar tareas humanas, BPM puede centrarse en las interacciones con el cliente y las excepciones robóticas a través de la gestión de los procesos. Pero para una transformación digital integral sin fisuras, ¡necesitas que ambos funcionen juntos!

Integración de sistemas legacy con BPM, RPA y API

Los sistemas legacy siguen apoyando funciones críticas de las empresas. A veces, simplemente no podemos reemplazarlos fácilmente. El BPM utilizado como orquestador puede ser una herramienta esencial para coordinar múltiples sistemas que necesitan participar en procesos para ofrecer nuevos y mejores servicios a los clientes. Si se puede acceder a un sistema legacy a través de API, un motor BPM puede organizarlos directamente.

Muchos sistemas legacy no tienen API, por lo que los software de robots proporcionados a través de RPA son muy útiles para interactuar con las interfaces de usuario legacy de la «vieja escuela».

En resumen, recomendaría elegir primero una plataforma DPA para organizar y coordinar todos tus sistemas, desde los más nuevos hasta los sistemas legacy. Moderniza tus sistemas legacy anticuados de forma ordenada, sin perder agilidad y capacidad de reacción, para mantenerte en la vanguardia. Se pueden diseñar interfaces de usuario y procesos que sigan los antiguos patrones conocidos si necesitas ayudar a la gente a adaptarse. El cambio es lento, pero si se hace de la manera correcta, lo prometo, es posible :-)

Me gustaría finalizar con una cita de mi CEO, Miguel Valdes Faura, que resume los retos que plantea la modernización de sus sistemas de TI.

La modernización de las TI no se trata sólo de cómo va a sustituir algunos de sus sistemas heredados, sino también de cómo va a adaptar las prácticas, tecnologías, metodologías y personas que trabajarán juntas para desarrollar procesos y proyectos de automatización para garantizar que todo esté adaptado a la estrategia empresarial.

Espero que este segundo artículo de esta serie sobre modernización de las TI haya aclarado más las cosas y que sepas hacia dónde dirigirte proximamente en tu proyecto de modernización de las TI.

En el tercer y último artículo, me centraré en los ingredientes clave para una transformación de las TI exitosa a través de DPA utilizando Bonita, la plataforma que mejor conozco.